Обязанности | Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения для использования в процессе работы либо для подготовки ответов, ведение делопроизводства, работа с большим объемом документов и информации, работа с оргтехникой, составление писем, приказов, распоряжений, ведение контрольно-регистрационной картотеки, обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым, планирование рабочего дня руководителя, согласование встреч, визитов и звонков. Заказ билетов для совершения деловых поездок руководителя, ведение протоколов совещаний, сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных и других отчетов. Выполнение служебных поручений руководителя, согласование договоров, подготовка необходимых учредительных документов для согласования, сбор подписей компетентных лиц, ознакомление руководителей подразделений под роспись с приказами, распоряжениями, общая почтовая рассылка. Ведение реестров в электронном виде всех документов, сканирование в больших объемах и подготовка электронной базы юридических документов, участие в проверках организации, подготовка необходимых документов, сбор информации с руководителей подразделений. Участие в обходах номерного фонда и составление дефектных ведомостей, контроль выполнения поставленных задач. Контроль товаров приходящих на хозяйственный склад и оповещение об этом руководителей служб, контроль заявок в отдел снабжения для приобретения необходимых товаров, оборудования, позиций для работы всех служб отеля и т.д. В процессе работы помощником руководителя выполнялись обязанности менеджера по рекламе, а именно: размещение и актуализация информации во всех стендах в отеле (3 корпуса, ресепшен и аквацентр), по всем этажам, в раздевалках и лифтах. Печать правил эксплуатации лифтов. Подготовка срочных объявлений, таких как закрытие бассейна на проведение технических работ, ремонт помещений, аварийные ситуации. Создание иллюстрированных листовок с отображением действующих акций отеля, внесение изменений в действующие акции в соответствии с приказами. Печать буклетов и афиш для команды анимации, контроль размещенной информации на сайте отеля, проверка достоверности информации, сбор информации с руководителей служб отеля. Подготовка и печать папок гостя во все номера отеля 140 шт., заказ папок брендированных, печать/заказ меню румсервис, печать табличек о запрете курения в номерах/балконах, размещение их в номерном фонде, ламинирование и печать макетов временных меню при необходимости, ламинирование меню в больших объемах. Подготовка и печать анкет гостя в номерной фонд и в аквацентр, печать графиков уборки всех помещений, книг отзывов и предложений, сшивание и передача на утверждение руководству, подготовка и печать коктейльных меню, меню безалкогольной продукции, меню продаж в точках продаж, прейскурант СПА, аквацентра, правила пользования сауной, бассейном, боулингом, подготовка прейскурантов порчи имущества всего отеля, печать ценников для витрин и табличек для блюд в ресторан с системой питания "шведский стол", заказ стендов с карманами по всему отелю, замена табличек на дверях в отеле, навигации внутри отеля и на территории. Заказ расходных материалов для работы, ведение реестров и нумерации: чеки трехслойные, чеки для прачечной, чеки для мини-баров, сертификаты СПА (более 10 видов), сертификаты ресепшен для именинников, заказ брендированных визиток для руководителей всех служб, заказ флагов, заказ брендированной одежды для СПА, анимации, барменов, службы проката, рубашек и брендированных фартуков для официантов, заказ брендированных бейджиков для всех служб, поиск билбордов по городу Истра под рекламу и т.д. Был опыт подготовки уведомлений о приеме/увольнении, продление регистраций для иностранных граждан, возможность помощи отделу кадров. |