• Прием и распределение входящих звонков; • Консультирование клиентов о работе компании и ее услугах по телефону и электронной почте; • Работа с входящей/исходящей корреспонденцией; • Контроль оплаты счетов (телефония, интернет, аренда и др.) • Ведение базы данных полученных документов; • Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); • Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний; • Организация встречи посетителей и гостей Компании; • Ведение архива договоров; • Проверка документов представленных на подпись Директору (правильность оформления в соответствии с локальными нормативными актами); • Взаимодействие с руководителями и сотрудниками компании; • Участие в подготовке командировок руководителя (подбор рейсов, гостиниц по поручению руководителя, заказ авиа и железнодорожных билетов, составление служебных заданий на командировку); • Обеспечение документооборота отдела, ведение табеля учета рабочего времени, архивирование материалов; • Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; • Выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов; • Составление презентаций продукции (PowerPoint) • Обработка входящих сообщений служебного почтового адреса; • Ведение сайта компании, наполнение информацией, внесение изменений и корректировок, работа с "обратной связью" сайта. • Координация и контроль работы: - водителя: (прием заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); - курьеров; - уборщицы; Дополнительно: • Работа с транспортными компаниями: - организация процесса транспортировки: определение оптимальных схем перевозки, выбор грузоперевозчика. - оформление заявок на транспорт, - контроль счетов, - контроль возврата и правильность оформления транспортных накладных, - ведение реестра отгрузок. - оформление претензий в адрес перевозчика (бракованный товар, срыв перевозки и т.д.) |