Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: - оперативное выполнение поручений руководителя, составление рабочего расписания, организация встреч руководителя; - организация командировок руководителя и сотрудников (заказ ж/д и авиа билетов, трансфер, бронирование гостиниц, оформление виз); - ведение деловой переписки; - принятие документов и личных заявлений на подпись руководителю организации; - подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; - обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе; - получение и запись в отсутствие руководителя полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), своевременное доведение до его сведения информации, полученную по каналам связи; - по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем; - выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; - контроль выполнения приказов и распоряжений руководства; - контроль за всеми рабочими телефонами, которые принадлежат организации и за телефонами выставленными в разделе контакты на сайтах, принадлежащих компании (своевременная оплата, доступность всех телефонов, рабочее состояние всех телефонов); Работала с клиентами компании по входящим звонкам и электронным заявкам: - составление коммерческих предложений, продажи продукции и услуг компании; - консультирование клиентов по ассортименту продукции компании и условиях продаж; - заключение договоров, ведение взаиморасчетов с клиентами, первичная бухгалтерия; - контроль исполнения обязательств перед клиентами; - ведение и развитие отношений по действующей клиентской базе; - контроль своевременного поступление денежных средств от клиентов на наши расчетные счета в соответствии с условиями по контрактам (аванс, промежуточные платежи, окончательный расчет); - контроль оформления бухгалтерских документов (требования-накладные, счета-фактуры и т.д.); - осуществляла регистрацию и аккредитацию на электронных торговых площадках, участие в электронных аукционах, государственных тендерах; - поиск, получение и обработка информации; - подготовка различного вида отчетов; - прием-отправка, обработка, учет входящей и исходящей корреспонденции (в электронном и бумажном виде: сканирование, направление в функциональные подразделения); - работа с курьерскими службами: отправка/получение корреспонденции, отправление исполненной документации по адресатам; - сбор, хранение и архивирование оригиналов документов; - участие в подготовке и организации выставок, конференций; - организация корпоративных мероприятий; - заказ визиток, буклетов; - чай/кофе для гостей офиса. Осуществляла полный цикл поставок импортной продукции (вольерная сетка, инструмент): - переписка с поставщиками, взаимодействие с таможенными брокерами; - работа с транспортными компаниями и оформление всех необходимых документов (отслеживание доставки заказа, контроль корректности выставления счетов); - оформление заказов, контроль их своевременного выполнения; - анализ складских остатков, на наличие потребности в товаре; - работа с контрактами, инвойсами, упаковочными листами, CMR, договорами по перевозке-погрузке. Подготавливала и организовывала работу офиса: - проверка офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; - обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми дл |